Según un estudio, las tareas administrativas que podrían ser manejadas por herramientas de inteligencia artificial cuestan a las empresas estadounidenses más de 818 mil millones de dólares al año en tiempo de trabajo perdido.
Un estudio de 3.000 trabajadores de oficina de Estados Unidos encontró que los responsables de tareas administrativas –como escribir correos electrónicos, tomar notas y preparar informes– estiman que desperdician en promedio más de cinco horas y media por semana completando tareas rutinarias manualmente.
Basado en el salario promedio de los trabajadores de oficina de $115,779, eso equivale a $3 mil millones perdidos cada día hábil.
El estudio encontró que escribir correos electrónicos es la mayor pérdida de tiempo, citado por el 34% de los trabajadores.
Le sigue la lectura de correos electrónicos (31%), la actualización de datos en hojas de cálculo (19%) y la preparación de informes (14%).
Otros agregaron que buscar información en línea (17%) y analizar datos (17%) consumía mucho tiempo.
Como resultado, el 46 % se siente abrumado por la cantidad de administrador requerido en su función y el 50 % admite que esto les ha hecho considerar dejar su trabajo.
A pesar de la creciente disponibilidad de automatización, el 43% de los encuestados se benefician de la ayuda de las herramientas de inteligencia artificial, pero podrían hacer más, mientras que el 33% rara vez o nunca usa herramientas para respaldar su función.
El estudio fue encargado por Fyxer como parte de su Admin Burden Index (http://www.fyxer.com/admin-burden-index), que explora el costo de productividad de las tareas rutinarias y cómo esta fuga oculta podría estar frenando el crecimiento empresarial.
Rich Hollingsworth, director ejecutivo y cofundador del asistente de correo electrónico, dijo: “El gobierno se ha integrado silenciosamente en el lugar de trabajo moderno.
“Diez minutos adicionales aquí, una hora allá, repartidos entre cientos o miles de empleados, rápidamente generan enormes costos.
“Los trabajadores sienten la carga, pero al no tener forma de resolverla, las empresas la han normalizado como ‘parte del trabajo’.
“La IA está lista y es capaz de aliviar esta carga, y los trabajadores están ansiosos por aceptar esta ayuda, pero no ven que las herramientas a su disposición realmente estén a la altura del desafío”.
También resultó que el 37% de quienes se sienten abrumados por la administración diaria dicen que les quita tiempo de sus principales responsabilidades.
Una de cada tres personas las encuentra repetitivas y aburridas, y para el 31 por ciento, las tareas se acumulan más rápido de lo que pueden completarlas.
Además, el 55% ha visto aumentar su carga de trabajo en los últimos 12 meses, y de estos, estiman que el 30% de este aumento está relacionado con la administración.
Como resultado, el 59 por ciento informó trabajar más horas de las horas contratadas al menos una vez a la semana, y el 11 por ciento lo hizo a diario.
En promedio, estiman que trabajan casi una hora extra.
El estudio, realizado por OnePoll, también exploró los volúmenes de correo electrónico y reveló que los trabajadores reciben una media de 48 correos electrónicos al día y envían 36 a cambio.
Otros datos de la plataforma Fyxer también revelan que el 40% de la actividad del correo electrónico se realiza fuera del horario laboral.
Sólo escribir y responder correos electrónicos lleva casi dos horas en un día laboral promedio.
Rich agregó: “La administración servil y repetitiva puede parecer poco en juego, pero es una fuente importante de estrés, incluso para los talentos mejor pagados y con más experiencia.
“Dar a los trabajadores tareas que añaden poco valor mata la concentración, la moral y los ingresos.
“Para muchos, el correo electrónico representa esto: se espera que pasen horas en su bandeja de entrada porque es el status quo, mientras luchan por hacer su trabajo real y significativo en el tiempo que les queda”.
Las 10 tareas administrativas principales que hacen perder más tiempo:
- Escribir o responder correos electrónicos
- Leer correos electrónicos
- encontrar información en línea
- Organizar archivos/documentos
- Analizar o resumir datos
- Preparación de informes
- Ingresar o actualizar datos en hojas de cálculo o sistemas.
- Administrar listas de tareas pendientes o recordatorios de tareas
- Programe reuniones o administre calendarios
- Seguimiento del progreso o los plazos del proyecto.
